6 astuces pour bien gérer son agenda partagé d’association gratuit avec www.joynit.fr
- Choisissez la visibilité adaptée à l’usage de votre association
L’agenda partagé www.joynit.fr vous permet de choisir parmi trois niveaux de visibilité : Publique, privée ou professionnelle pour votre association.
Le niveau de visibilité vous permet d’adapter l’accès au contenu de l’agenda suivant l’objet et le fonctionnement de votre association. Les niveaux “communauté publique” et “communauté privée” vous permettent d’avoir un agenda partagé gratuit pour votre association.
Pour une association dont l’agenda est ouvert à tous, choisissez « communauté publique ». Ce réglage permet à tout un chacun de visualiser le contenu de l’agenda partagé de l’association très facilement, sans avoir à se créer de compte ni à connaitre de mot de passe. Vous pouvez même intégrer directement le calendrier partagé sur votre site web de l’association grâce à l’iframe mis à votre disposition par Joynit (un morceau de code à coller dans votre site internet)
Pour une association pour laquelle vous souhaitez un bon compris entre un accès maitrisé, mais tout de même relativement accessible, choisissez « privée ». Avec ce mode les utilisateurs peuvent ou bien se créer un compte pour être membre de votre communauté ou bien simplement consulter l’agenda partagé sans s’inscrire, en entrant le mot de passe que vous aurez choisi.
Pour une association dont vous souhaitez expressément contrôler chaque adhésion et accès avec un suivi renforcé, choisissez « professionnelle ». Ce mode assure que les utilisateurs devront s’être créé un compte, avec une adresse email validée expressément par un administrateur de la communauté au préalable pour pouvoir accéder à la communauté et à son agenda partagé.
2. Invitez en partageant le lien de parrainage de votre agenda partagé
Le lien de parrainage est de loin de moyen le plus simple pour inviter à votre agenda partagé d’association. Ce lien personnalisé contient un code parrainage spécifique pour votre communauté qui permet aux utilisateurs de s’inscrire sur Joynit et d’être immédiatement membre de votre communauté.
Les nouveaux inscrits qui utilisent ce lien se retrouverons ainsi directement et facilement à l’issue de leur inscription tous les événements disponibles dans l’agenda partagé de votre association. Le lien peut être copié/collé facilement depuis votre espace administrateur de communauté puis vous pouvez le partager à votre guise par email ou sur un groupe WhatsApp de votre association par exemple.
Pensez à bien personnaliser le contenu et la description de votre communauté comme ajouter une image de couverte et le logo de l’association. Renseignez également l’email de contact, l’adresse, le site internet etc. car ce seront autant d’éléments qui seront repris dans les emails d’invitations et de confirmation reçus par les membres, ainsi que sur la page de profil et qui permettront aux utilisateurs d’être rassurés qu’ils sont sur le bon agenda partagé lorsqu’ils interagissent avec la plateforme.
3. Utilisez la fonctionnalité pour dupliquer des événements
Il est fréquent que vous ayez besoin de créer plusieurs fois un même événement au sein du calendrier partagé de votre association. Cela peut être le cas pour des séances d’entrainement programmées de manière régulière pour un club sportif par exemple. Joynit vous permet de gagner du temps en utilisant la fonctionnalité « dupliquer un événement ». Pour cela rien de plus simple : Rendez-vous sur l’événement que vous souhaitez dupliquer puis faites options puis “dupliquer”. Vous pouvez de dupliquer jusqu’à 5 fois. Observez ensuite tous les événements créés au sein de l’agenda partagé avec un gain de temps appréciable.
4. Programmez une Newsletter avec les 10 prochains événements de l’association
Joynit vous donne la possibilité de programmer automatiquement l’envoi d’une newsletter qui présentera les 10 prochains événements disponibles aux membres de votre communauté. Si votre association souhaite améliorer la communication autour des événements présents dans son agenda partagé, la newsletter est un très bon moyen de faire circuler une information claire et synthétique de manière régulière.
5. Utilisez le tchat de la communauté pour partager les informations importantes
La communauté de votre association et son agenda partagé intègrent directement un tchat de discussion instantanée accessible pour tous les membres. Ce tchat de communauté est très pratique pour poster des messages visibles de tous les membres de votre associations.
Vous avez la possibilité de restreindre la possibilité de poster des nouveaux messages uniquement par les administrateurs. Jetez un œil aux réglages de votre communauté pour voir toutes les fonctionnalités de votre calendrier partagé que vous pouvez personnaliser à votre guise ! Chaque calendrier s’adapte au besoin de l’association, vous le configurez comme vous souhaitez.
6. Créez des sondages dans les événements du calendrier partagé de votre association
Pour chaque événement vous pouvez très facilement activer un sondage. Vous cherchez une date pour organiser la prochaine réunion du bureau ?
Rien de plus simple ! Créez l’événement et ajoutez y un sondage de date. Cela permettra à chacun de voter pour la date qui convient le mieux. Une fois les votes terminés, vous pouvez clôturer le sondage et l’évènement se mettra à jour automatiquement dans l’agenda partagé de l’association avec la date retenue.
L’inscription est facile et vous pouvez créer l’agenda partagé de votre association gratuitement sur www.joynit.fr !
